Мобильная        
   PDA-версия  


интеллектуальная группа

KIBORG . net



@   О КОМПАНИИ

@   УСЛУГИ

@   КОНТАКТЫ

      AXAPTA / 1С

      MRP / CRM

      УПРАВЛЕНИЕ

-   ОБУЧЕНИЕ

V   СТАТЬИ

-   ПУБЛИКАЦИИ

#   ЛУЧШИЕ

-   ИССЛЕДОВАНИЯ

-   ТЕРМИНОЛОГИЯ




С т а т ь и



o   ПО ДАТАМ
o   ПО ЖУРНАЛАМ

o   ERP
==== >>   УПРАВЛЕНИЕ
o   СИСТЕМЫ





() Управление предприятием

() Департамент ИТ

(+) БИЗНЕС-КОНСТРУИРОВАНИЕ

() Инновации






 
 

ERP   /\/   Управление   /\/   Системы     (Лучшие)


Управление - ДИТ - Инжиниринг - Инноватика



Как описать бизнес-процессы "своими силами"


Ноты для бизнеса

 

Статья опубликована в журнале "Новости менеджмента" в январе 2012 года.
Музыка нас связала
Тайною нашей стала

Все эпиграфы к этой статье взяты из песни "Музыка нас связала" группы Мираж.

В классической музыке музыкант является инструментом в руках композитора и играет по нотам. В популярной музыке чаще всего музыканты пишут музыку сами, а искусство импровизации совсем не подразумевает нот. Правда, знаменитые импровизации ставши классическими затем перекладывают на ноты, и у них появляется новая жизнь: меняется аранжировка, добавляется новое звучание и настроение.

Так и бизнес, который вырос как искусная импровизация для перехода на новый уровень требует переложение факта на бумагу, для анализа происходящего и принятия решений по совершенствованию.

Последнее время все чаще можно встретить описания бизнес-процессов (БП), сделанных, что называется, "своими силами". Именно это обстоятельство побудило к написанию статьи. К сожалению большинство таких документов, которые случилось увидеть были мало пригодны для серьезного дела. Нельзя сказать, что они были принципиально неправильными, но ряд упущений настолько их портил, что об их существовании хотелось тут же забыть. Что же это за упущения, и как с ними бороться, мы разберемся по ходу этой статьи постепенно приближаясь к сути вопроса. Постараемся избежать большого количества технических деталей, но полностью от них уйти нельзя, т.к. предмет разговора того требует.

Неужели я сама
Не найду на все ответ

Эта статья адресована тем, кто хочет сэкономить на описании бизнес-процессов, поручив подготовку документа внутренним специалистам. Ведь описание бизнес-процессов вещь для фирмы не обязательная, и без него все работает. Но в любой стабильной компании существует механизм передачи полномочий, он называется "должностные инструкции". Если бизнес сложен, а должность ключевая, то должностные инструкции полезно нарисовать для облегчения восприятия. Аккумулирование бизнес-процессов в общем описании нужно, для того чтобы сделать бизнес более прозрачным, особенно для его продажи.

Документ "Описание БП" становиться особенно актуальным, как только появляется потребность реорганизации (или как сейчас модно говорить - реинжиниринга) компании. В этом случае документ используется чтобы:

  1. На нем как на карте сражений пометить суть запланированных преобразований,
  2. Ввести в курс дела участника преобразований,
  3. Ручкой а не на пальцах поставить задачу начальникам отделов и внешним специалистам.

В том, что документ готовиться своими силами, есть плюсы:

  • Это выходит дешевле;
  • Внутренний специалист, лучше разбирается в практиках родного бизнеса.

Стороннему консультанту, сначала предстоит изучить терминологию и ключевые особенности предмета, стандарты отрасли. На это уходит время. Правда он лучше знает как и что надо описывать. Есть же определенные правила, общепринятые нотации и специальный софт. Пример такой нотации можно посмотреть на рис. 1 и рис. 2.

Нотация IDEF0

нотация IDEF0 для процессов
Рис.1.

 

Пример описания БП с помощью IDEF0

описание бизнес процесса IDEF0
Рис.2.

 

 

Не читайте нам нотаций

Не читай нотаций мне
Мама, это ни к чему

А разве это нам нужно? - Спросит директор, резонно предполагая, что соблюдение всех стандартов заметно повысит стоимость результата. Один из знакомых директоров рассуждал так: "Приглашать стороннего специалиста - дело дорогое, а у нас задачи простые - зачем нам все эти нотации. А спец, бывает что то там нарисует своими крючками, ничего не понятно, признаться не удобно, так ему еще за это и платить надо".

Соглашусь, если задачи простые, чего городить огород. А если сложные, то надо упрощать, а не усложнять навороченной нотацией. Ведь, очевидных плюсов от использования красивых крючков нет. Если нет очевидных, это не значит, что нет ни каких. Эти правила и нотации придуманы не для того, чтобы консультант не скучал... Тот кто занимается бизнесом, хорошо знает, что не все полезное является очевидным. Что ж, поищем скрытый позитив и для этого заглянем в историю вопроса.

Рынок описания БП существует очень давно. Однако за последние полтора десятилетия он сделал стремительный рывок, благодаря появлению новой отрасли - автоматизации учета и управления на предприятиях. Растущий рынок дал шанс новичкам, придумавшим новые нотации пробиться и застолбить свое место. Например на российском рынке за несколько последних лет массированные рекламные и информационные акции со стороны IDS Scheer (главного поставщика ARIS - см. рис. 3) создали прослойку специалистов по описаниям автоматизируемых процессов.

Использование нотация ARIS требует большой детализации бизнес-процессов.

ARIS Рис.3.

Внедрение систем класса ERP (управления ресурсами), CRM (взаимоотношения с клиентами), MRP (планирования производства) неизбежно приводит к изменению процессов, и если это заранее не планировать, то результат может быть хуже, чем хочется. Кроме того автоматизация это работа с информацией, а значит полезно знать, какая информация кем генерируется, откуда и куда идет. Но специальные нотации для внедрения автоматизации, у нас так и не прижились и используются редко.

Описание бизнес-процессов в России веяние относительно недавнее, несмотря на внушительное количество ГОСТов в этой области (3.1109, 34, ИСО и др.). Сейчас, с качеством описания собственных бизнес-процессов лучше всего дела обстоят в банках. Дело в том, что в отличии от других коммерческих структур банк - это инфраструктурная организация и поэтому она находится в жестких рамках регламентов определенных законодательством. Банк работает по принципу управления операционным днем. В результате даже упрощенное описанные бизнес-процессов Банка (русским языком без использования нотаций) получается более детально проработанным, т.к. опирается на фундамент, построенный на томах регламентов предопределяющих стандарты, терминологию, роли и правила. Эти стандарты являются общепринятым языком в банковской среде и описание бизнес процессов будет легко читаемым для любого специалиста.

В коммерческих структурах описание бизнес процессов требует предварительного словаря терминов. И начиная его готовить и согласовывать многие сталкиваются с тем, что одни и те же вещи в разных отделах называются по разному. Вдаваясь в детали выясняется, что разные названия действительно несут в себе разные оттенки смысла. Согласование терминологии один из самых трудоемких процессов описания БП. Важно начать и запустить этот процесс. Большую часть работы могу взять собственные подразделения фирмы, ведь необходимость регламентировать свою деятельность приводит к большей организации процессов и процедур.

Когда описание требуется для автоматизации, возможна и обратная последовательность. Изменение бизнес-процессов делается параллельно внедрению информационной системы, а описание новых БП ведется "по горячим следам" и представляет из себя одно целое с документацией системы.

 

 

Нотный стан

Я забыла все, чему
Нас учили столько лет

Как ни странно, но выбор нотации и правильность описания более критична для малого и среднего бизнеса. Крупные компании обычно обладают большей эластичностью процессов из-за взаимозаменяемости сотрудников. Для малого бизнеса, где исполнение критических точек сводится к 2-3 принимающим решения людям - некорректное указание маршрута процесса может породить в корне неправильную концепцию решения. Раз критичен результат, значит важен и инструмент, но как его выбрать?

Каждая нотация приспособлена под определенный круг задач. Будем считать наиболее актуальной задачей изменение бизнес-процессов в рамках проекта автоматизации управления. Для этих целей есть хороший набор инструментов имеющий достаточное распространение: это и российские ГОСТы, и тот же ARIS, и IDEF, а так же EPC (рис.4 и рис.5).

Нотация EPC

нотация ERC для процессов
Рис.4.

 

Описание бизнес-процесса с помощью EPC

описание БП при помощи EPC Рис.5.

Если книга пишется на определенном языке, то самым важным является наличие читателя, который знает это язык и умеет его читать. Исходя из этого наилучшим является наиболее распространенный стандарт описания БП.

При выборе нотации так же важным критерием является так же возможность использования знакомого программного инструмента. Например, Microsoft Business Solution в 2002 году предлагал для информационной системы Navision нотацию On-Target, сопровожденную специальным программным решением. Это тот самый случай, когда лучше выбрать что то другое - мало того что, нотацию On-Target у нас ни кто не знает, так еще и программная среда потребует времени на ее изучение. Положительным же примером я бы назвал использование нотации IDEF, и программы Visio, весьма распространенной и обладающей, необходимым набором инструментов для рисования IDEF диаграмм (рис. 6).

Бизнес-процессы IDEF выполненные в Visio

IDEF Рис.6.

Конечно описание БП можно сделать и просто словами, а так же нарисовать различными симовлами (собственной придумки) так как это кажется понятным. Наличие такого описания это лучше чем ничего, но соблюдение стандартов все же полезно.

 

 

Полнота и глубина звучания

Что меня тянет сюда я не знаю

Чем дальше в лес, тем больше дров. Выбор правильной глубины искусство доступное экспертам. Если копать слишком глубоко, то это:

  1. займет много времени,
  2. часть деталей измениться в процессе создания документа.

Распространенной ошибкой является попытка подогнать описания под нотацию. Например, пытаться описать процедуры в формате ARIS, т.е. достигать очевидной избыточности в описании, когда это не требуется.

Но, более частой ошибкой является недостаточная глубина документа. В итоге, получается формальный документ не пригодный для работы, т.к. все важные детали приходится выяснять в процессе.

Пришло время поделиться секретом, правда он будет полезен тем кто хорошо знаком с упомянутыми нотациями. Иногда в описании можно комбинировать разные нотации. Например, чтобы правильно выбрать глубину, можно начать с того, что написать концептуальное описание (верхний уровень процессов) в свободном формате информационных потоков (IDEF или DFD), связи между процессами (средний уровень - принятия решений) - в ARIS, а собственно процедуры (нижний уровень - исполнение процессов) в той нотации, которая более понятна исполнителям (собственным специалистам или же привлеченным консультантам). Был случай, когда для нижнего уровня пришлось разработать собственную методологию.

 

 

Мелодия - это последовательность звуков, а не нот

Позабудь об этом дне
Спор не нужен никому

Значит можно описать БП и просто словами, без всяких нотаций. С нотацией конечно правильней, однако важно не это. Описание БП это не конечный продукт, а только инструмент для новых свершений. Это значит, что он должен быть приспособлен к дальнейшему активному использованию. Главная проблема большинства документов из серии "сделай сам" заключается в неудобстве применения. Например, один такой документ состоял из описания сделанного в Microsoft Word и рисунков сделанных в PowerPoint, прыгать из программы в программу было ужасно неудобно, пришлось потратить большое количество времени, чтобы просто свести все это в один документ. Получается, что документ должен обладать следующими свойствами:

  1. Иметь четкий порядок и группировку разделов, т.е. быть концептуально целостным (обычно это значит, что если ты концепцию - значит ты научился им пользоваться);
  2. Четко выделять бизнес подразделения и давать им понятные названия и нумерацию;
  3. Четко выделять бизнес процессы и тоже давать им понятное название и нумерацию;
  4. Нумеровать элементы следует так, чтобы исключить путаницу (это заметно облегчает поиск): например, Отдел №1 должен иметь в документе номер Отд001, а Бизнес-процесс №1 должен иметь номер БП001;
  5. Документ должен иметь раздел содержание с древовидной структурой;
  6. Компания это целостный организм и ни какой бизнес-процесс не висит в воздухе - он всегда связан с другими БП, с бизнес единицами и отделами. Для отражения этих связей можно использовать гиперссылки - это облегчит поиск информации и переход от одного объекта к другому.

Для дела можно использовать любой текстовый редактор поддерживающий гиперссылки.

 

 

Рекомендация: аккомпанимент для солиста

Некоторые считаю, что в профессиональной музыкальной группе достаточно иметь одного или двух настоящих музыкантов. Ни один искренний ценитель музыки с этим не согласится. Эти разговоры, возникают по причине недостатка в профессионалах и творческих личностях.

У бизнеса бывают похожие сложности. Хороших специалистов знающих свою компанию с ног до головы, немного, при этом они очень заняты. Анализируя бизнес-процессы своими силами, мы экономим деньги, и может быть, экономим время. Но отрывать лучших на описание БП не всегда возможно. Можно поручить рутину исполнителям рангом пониже, но тогда появляется риск затягивания процесса. Незнание принципов построения таких документов несет в себе риск безрезультатности (результат непригодный к употреблению, это все равно что его отсутствие).

Наилучшее качество и скорость при подготовке документа возможны в альянсе, ключевого специалиста и опытного консультанта. Результатом будет согласованный язык описания бизнес процессов (т.е. терминология бизнеса компании) и само описание в деталях достаточных для решения дальнейших задач.

Всем уговорам твержу я в ответ
Нас не разлучат, нет

Напоминаем, что все эпиграфы к этой статье взяты из песни "Музыка нас связала" группы Мираж

Сторонний консультант напишет документ на языке нотаций понятной другим консультантам и часто, более приспособленной для дела. Вам не понятны все эти крючки? Но эти нотации совсем не сложны, может быть стоит их выучить?

 

 

 

Москва 2012г. Мартынов Дмитрий

 

КОПИРАЙТ

Статья разрешена к копированию любыми средствами без изменения содержания с обязательным указанием автора, источника и гиперссылки на оригинал:

гиперссылка html:
гиперcсылка для форума/блога:

 

Консалтинг по управлению ИТ проектами.
-  Аудит, анализ и тренинги


Экспертиза ....
Интеграция ERP, MRP, CRM, SCM систем
-  Настройка, обучение, доработка.



Внедрение ....
Бизнеспроцессы: описание в стандартах IDEF, ARIS, EPC, On-Target



Бизнес-анализ ....
Оптимизация бизнеса. Внедрение, электронного документооборота
-  Управление ответственностью и рисками.



Мотивация ....
Разработка регламентов управления с использованием ИТ.
-  Повышение стабильности и эффективности работы отделов.


Реорганизация ....
Гарантии качества подтверждены опытом наших экспертов.
-  Все наши специалисты сертифицированы.



Сотрудничество ....


 
  О компании    Услуги    Контакты    Axapta        Обучение    Управление   

    © 2005, ООО "Интеллектуальная группа Киборг"   PDA-версия