ERP   /\/   Управление   /\/   Системы     (Лучшие)

Интернет - ERP - CRM - Axapta - 1С

• Зачем предприятию ERP
• Что ограничивает быстродействие ERP - Часть 1
• Что ограничивает быстродействие ERP - Часть 2
• Бакалавр по ERP и бесплатные системы
• Бухгалтерия и управление: тигр и кошка в одной клетке?

Управление предприятием

Бухгалтерия и управление: тигр и кошка в одной клетке?

А в клетке ему томиться
Тоже ведь не годиться,
Трудно с ним, понимаешь?

В. Тушнова

Нужно ли иметь в компании одну программную систему для управленческого и бухгалтерского учета или это должны быть две разные системы? Поставив этот, вопрос мы приходим к более общему вопросу менеджмента, который многим кажется очевидным, а по мне так он требует доказательств и теорией, и практикой...

Управлять компанией можно как-нибудь или грамотно. Бухучет - это грамота, и не знаешь грамоты - управляешь как-нибудь. Красивое утверждение! Но цель этой статьи доказать как раз обратное. Ведь в бухгалтерии можно отразить далеко не все особенности бизнеса. И те из них, которые в бухгалтерии не отражаются, могут являться более значимыми, чем те, для которых есть бухгалтерские счета. Получается, что эффективным менеджер - это не тот, кто умеет читать баланс, а тот, кто знает особенности конкретного бизнеса и понимает, от чего зависит движение к цели и прибыль. Уже здесь скептики, считающие баланс основой всех основ, скажут: а как же вы получите прибыль без баланса? Легко, для этого достаточно дать новое определение "прибыли". Прибыль - это не доходы минус расходы, а деньги, вынутые из бизнеса в связи с тем, что применить их в бизнесе больше некуда, или потому, что они понадобились собственнику. Слишком революционно? Конечно, такой подход не позволит нам контролировать наемного управляющего. Но давайте решать вопросы последовательно, сначала решим вопрос управления фирмой. Вопрос с управляющим оставим на потом - ведь общепринятый способ его решения (через финансовый учет) тоже не идеал. Тут важно понять, что любой учет - это не реальность, а только ее отражение и слово "отражение" сразу подразумевает отличие, неполное приближение, то есть некоторое ИСКАЖЕНИЕ...

Управленческий учет - это...

Не ложка гнется, это изгибаешься ты.

Из кинофильма "Матрица"

В последнее время очень модным стало словосочетание "управленческий учет", и это закономерно. Отрасль ИТ-систем развивается, и в нее втягивается все больше специалистов. Есть множество программистов и консультантов по определенным системам, которые не имеют бухгалтерского образования и не знают, как правильно построить финансовый учет. А с управленческим учетом они вполне могут справиться. В связи с этим сложился устойчивый миф, что управленческий учет то же самое, что и бухгалтерский, только немного хуже. Но слишком простое суждение не даст правильного ответа, а значит, полезно понять принцип работы обоих инструментов.

Вопрос актуальный, часто поднимается на ERP-проектах, и потому нередко обсуждается в профессиональной среде. Он является частью вопроса о выборе ПО, ведь многие ERP-системы выросли из бухгалтерских систем. А это значит, что действует правило бухгалтерской проводки: "любой операции соответствует бухгалтерская проводка". Но это не всегда удобно. Например, если поставщик подарил нам образцы, то мы не имеем возможности оприходовать их с нулевой ценой, поскольку бухгалтерский модуль не понимает нулевые операции. Или пришло сырье от клиента и направлено в производство, а в документах была ошибка. То есть накладной еще нет, а конвейер останавливать нельзя. Квалифицированный бухгалтер придумает обходной маневр, например создаст специальные забалансовые счета или оприходует товар по ожидаемой цене, а если потом появятся расхождения - исправит специальными проводками.

Сейчас многие ERP-системы подтягивают по наиболее модным показателям к друг к другу, и правило бухгалтерской проводки уже действует не всегда. Например, в CRM-модуле (управление взаимоотношениями с клиентами) есть куча операций, связанных с процессом подготовки клиента к продаже, по которым нет ни каких проводок.

Зачем нам много партий? Нам и одну не прокормить

- В Конопиште вывешено десять черных флагов.
- Нет, их должно быть двенадцать, - сказал Швейк, отпив из кружки.
- Почему вы думаете, что двенадцать?- спросил Бретшнейдер.
- Для ровного счета - дюжина. Так считать легче, да на дюжину и дешевле выходит, - ответил Швейк.

Ярослав Гашек. Похождения бравого солдата Швейк.

Еще эта проблема увлекает тех, кто хочет сэкономить на автоматизации. Все сводится к вопросу: можно ли вести вместе управленческую и бухгалтерскую отчетность? Ведь получится заметное сокращение расходов: понадобится внедрение только одной системы и можно сэкономить на взаимной интеграции бухгалтерской и управленческой систем. Все просто! Управленческий учет нужен, чтобы управлять, а бухгалтерский - чтобы готовить бухгалтерскую и налоговую отчетность. Можно ли объединить эти функции в одной системе? В настоящее время в различных компаниях используются оба подхода. Некоторые имеют две системы, обменивающиеся данными. Некоторые используют одну. Очевидный минус двух систем связан с тем, что решение становится более затратным. Впрочем, эти затраты не так уж и велики. Для бухгалтерской системы часто применяются стандартные настройки, заточенные под стандартный бухучет и налоговую отчетность. Если системы распространенные, то и их интеграция обойдется достаточно дешево. И все же, может быть, одна из систем лишняя?

У некоторых компаний вопрос о двух системах возник по историческим причинам. Например, сначала стояла бухгалтерская система, затем была внедрена ERP. На любую серьезную ERP-систему вполне можно возложить все задачи, связанные с бухгалтерской и налоговой отчетностью. Но чтобы не переучивать и не реорганизовывать бухгалтерию, принимается решения сохранить действующую бухсистему и наладить ее интеграцию с ERP. В результате проект внедрения ERP становится более дешевым (поскольку отпадает необходимость заново вводить бухучет), но более затратным, (так как требуется отладка взаимодействия систем).

Неужели в них будут разные данные?

- А сколько вы зарабатываете в месяц?
- У меня своя фирма я беру оттуда столько, сколько мне надо.

Ответ Бориса Краснова в интервью "Акулам пера". Цитата по памяти

Некоторые эксперты считают, что отделение бухгалтерии от управления связано именно с "серыми" оборотами. Речь идет о наличных деньгах, которые выдают сотрудникам для решения особо деликатных вопросов бизнеса. Такие суммы никак не должны отражаться в бухучете, но если их не принимать во внимание совсем, то у руководства не будет реальной картины расходов и это обязательно закончится воровством под видом благих дел. Учет левых расходов, наверное, может иметь свою эффективность, но суть в другом. Главная заслуга разделения данных не в "белых" и "серых" суммах, а в том, что в разных системах одни и те же данные имеют разную детализацию и решают разные задачи бизнеса и по-разному обрабатываются.

Бухгалтерия была придумана как инструмент контроля и управления деятельностью компании. Двойная запись формирует замкнутый цикл операций, который теоретически ограничивает подлог (любая неправильная операция оставляет след в виде расхождения баланса). Этот инструмент сейчас используется государством как средство контроля бизнеса. Например, анализируя баланс, легко выявить перемещение оборотных средств с одного юрлица на другое, что затрудняет бизнесу часто менять юридические лица. Однако за пятьсот лет принципы бизнеса и технологии ушли далеко вперед. Речь идет не о технологиях фальсификации баланса, а именно об особенностях бизнеса. У современного бизнеса есть множество важных показателей, для которых не существует бухгалтерских счетов. Например, количество свободного места на складе - это весьма актуальная информация для логистических компаний, процесс резервирования является важным для многих торговых компаний, однако далеко не все особенности указанных процессов можно отразить в бухгалтерии.

Нередко встречаются явные расхождения между тем, как конкретную операцию следует учитывать в официальной бухгалтерии, и как ее надо учитывать с точки зрения эффективного управления. Скажем, вам по договору надо сделать предоплату к определенной дате. Вы сделали предоплату не полностью. С точки зрения бухгалтерии существует дебиторская задолженность поставщика услуг, а по управленческому учету, наоборот, вы должны денег поставщику. Увы, в современных договорах встречаются настолько сложные условия возникновения задолженности и требования к оплате, что корректно отразить их в бухгалтерии почти невозможно.

Нередко в управленческом учете мы отражаем и неформальные договоренности с контрагентами. Если думаете, что неформальные договоренности - это неправильное ведение дел, то я вынужден не согласиться. Возьмем, частности, длительный трехсторонний договор - например, договор на оплату аккредитивом. В процессе работы по данному договору выясняются детали, которые не могут быть полностью правильно реализованы кем-либо. Писать уточняющие допсоглашения - долго, поскольку требуется трехстороннее согласование. Так и появляется сговор между двумя сторонами, причем в трехстороннем договоре существует три сговора между каждой из двух сторон. Думаете, что это нарушение договора? Едва ли, ведь банк не волнуеют объем и номенклатура товарной поставки, покупателя не волнует этапы и деньги, которые платит банк поставщику, а поставщика не волнует процесс покрытия банку затрат покупутелем и не смотря на то что все эти параметны записаны в договоре они могут часто меняться по взаимному согласию двух заинтересованных сторон. А согласовывать вопрос с третьей стороной, формально конечно надо, но уж больно много уйдет на это времени. Официальными бумажками на каждый случай жизни не обложишься. По этому и менее официальные имеют право на существование. Но вернемся к управленческому учету и обраитимся к наиболее типичному полуофициальному документу, котоый называется отчет.

Отчетность - базовый инструмент управления. Так, может, для того чтобы управлять, нам подойдет и официальная бухгалтерская отчетность, может быть без неофициальных управленческих отчетов можно обойтись? Если у вас есть достоверная бухгалтерская отчетность - это, конечно, гораздо лучше, чем если у вас нет никакой. Есть множество бизнес-моделей, где бухгалтерская отчетность способна в достаточной мере решать проблемы управления. Но на рынках с высокой конкуренцией бухотчетность может оказаться недостаточной для того, чтобы фирма имела преимущества.

Как их различают?

Все сокровища - обман
а прожить нельзя обманом.

Дуэт "Иваси"

Весь спектр отличий бухгалтерского учета от управленческого сводится к особенностям, указанным в таблице.

Отличий немного, но они существенны - точность, оперативность, возможность учитывать нужные (любые) ресурсы, а также получатель информации (то есть Тот, кто читает отчеты). Последняя характеристика сейчас особенно важна. Если данные о состоянии дел на фирме вы получаете из бухгалтерской и налоговой отчетности, то налоговый инспектор знает о том, что происходит на вашей фирме не хуже вас. Нет я не уговариваю скрывать информацию, я лишь показываю, что знать больше о своей фирме полезно для управления и контроля. Например, если в бизнесе задействовано несколько юридических фирм, то на практике сначала принимается "решение по активу", а только затем решение о том какое из юр.лиц будет использоваться . Очевидно, что в таком случае бухгалтерская отчетность отражает реальность с опозданием. Чтобы бизнес имел дополнительные конкурентные преимущества, надо знать обо всем больше, чем это принято отражать в бухгалтерии. Например, это инструменты финансового планирования и бюджетирования, мониторинг цен конкурентов, инструменты планирования поставок, инструменты предварительного взаимодействия с контрагентами, инструменты утверждения решений, учет адресного хранения товара на складе и много другое. И все же все эти названия больше походят на рекламу. Чтобы понять, что представляет собой информация в бизнесе, надо подумать, что же такое информация в широком смысле этого слова?

Цифра и аналог (понять нельзя запомнить)

...ураган, обрушившийся на Нягань, Урай и еще несколько населенных пунктов поменьше, причинил ущерб в общей сложности на сумму свыше 50 млн. рублей...

Типичный новостной сюжет. Новость с www.ura.ru

Цифры, указываемые в такого рода сводках, служат для того, чтобы произвести эффект на неискушенных большими суммами читателей и чтобы раскрутить власть на более активные действия. Вы верите таким цифрам? Я не верю. Не утверждаю, что эти цифры завышены или занижены. Есть много вещей, которые цифрами не измерить. В данном случае более информативным (например, для МЧС) было бы сообщение о том, скольким домам нанесен ущерб и каков характер повреждений.

Мы живем чувствами и ощущениями. Наши желания состоят из осмысленных образов. Это становится особенно понятно, когда слушаешь какую-нибудь статистику. Как ее понимать, откуда они брали эти цифры, и что они учитывали. Но наш мир не совершенен. Когда ты говоришь приятелю слово "дом", он представляет свой, а ты свой. Вспомните, как сложно объяснить ребенку, что значит слово "большой" или слово "маленький". Ведь маленький дом почему-то больше, чем большая скамейка...

И все же, если вы купили, например, сумку и сообщаете по телефону: "Купил". - "Большая?" - "30 на 40". Разве вы так скажете? "Чуть больше моей", - вот что обычно отвечают.

Мы живем в аналоговом мире. Да, его всегда можно измерить цифрами. А нужно ли? И если нужно, то какими цифрами?

Но к цифрам в наш век мы уже тоже привыкли. Они нужны для точности и их легче обрабатывать цифровой техникой. Сказал "большой" - не всегда понятно. Сказал "30 см" - сказал точно. Пусть собеседник не поймет, зато не обманул. Но уж слишком часто цифры нас подводят. Дело в том, что они имеют смысл только в рамках математической модели, примененной к конкретной задаче. Не знаешь особенности модели, знаешь не все параметры задачи - все, полученная достоверная цифра тебе не помощник.

Значит, цифры имеют смысл только, если есть кто-то, кто их сможет прочитать, понять и на основе них принять правильное решение.

Информация в бизнесе

- Сержант, прибор?
- 10.
- Что десять?
- А что прибор?

Анекдот

Для того чтобы организовать качественный финансовый учет, нужен не только грамотный консультант по ИТ-системе, но и финансист, который сможет читать новую отчетность. Эта особенность имеет и обратное применение: попытка создать на фирме управленческий учет может потерпеть фиаско, если постановку задачи по автоматизации делает бухгалтерия. Нередко такие проекты имеют вполне приемлемый результат, но обходятся дороже потому, что дополнительные детали и аналитику, которые требуются остальному бизнесу, приходится вводить задним числом, что не всегда просто, если изначальная архитектура системы это не подразумевает. А без деталей часто нельзя: ведь это та информация, которая нужна бизнесу для принятия эффективных решений.

Самым главным вопросом работы ERP-системы принято считать удобство использования информации для руководства, в то время как вопрос качества исходного материала, то есть данных из которых делаются отчеты, остается в стороне. Но для системы управления организацией главным источником информации являются люди, а значит, человеческий фактор может все испортить. Нередко именно вопрос ввода данных становится камнем преткновения, и определяющим судьбу проекта внедрения ИТ-системы.

Вводимая таким образом детальная управленческая информация, которая ведется отдельно от бухгалтерской, вовсе не "черная" или "серая". Дело именно в сути бизнеса, а ее не всегда возможно осмысленно отразить с помощью бухгалтерских инструментов. Например, при торговле фурнитурой важным аспектом является заменяемость товара. Товар А можно заменить товаром Б, а наоборот нельзя. Причем таких правил могут быть сотни. Подобные вещи никак в бухгалтерии не отразишь, а управленческая система должна такие правила понимать. Для логистических компаний габариты товара их соответствие размерам контейнеров является важной характеристикой. Правда, стандарты на отчеты по заменяемости или по габаритам существуют не всегда. Технологии развиваются стремительно, и часто требуются новые решения, способные облегчить труд работников и добавить комфорта клиенту.

А отчетность для руководства - вопрос технический и решается множеством разных способов с одинаковым, точнее похожим, результатом. Впрочем, и здесь есть над чем подумать, если заглянуть вперед. Ведь то, что удобно одному начальнику, может быть неудобно другому. Значит, нужно использовать общепринятые стандарты, наиболее качественный из которых, опять же, бухгалтерский баланс. Базовые правила построения баланса не меняются в течение веков, но нам теперь нужен совсем другой баланс - "новый управленческий".

Новый управленческий

И сужается даль, приближая иные широты,
которые не переводятся в метры...

Григорий Данской

В заключение хочу дать советы о том, как строить "управленческий баланс". Эти советы не идеальны, так как у каждого бизнеса свои особенности, и обо всем в короткой статье не расскажешь. Но, с чего-то надо начинать.

Очевидно, что в управленческом плане нам понадобится большая детализация (дробление на аналитику и субсчета) и большая оперативность (все операции должны фиксироваться хотя бы на следующий день после совершения). Теперь оборотная ведомость по отдельным счетам или по группам счетов будет ежедневно помогать в решении задач бизнеса. Есть и менее очевидные вещи.

Например, не всю дебиторскую задолженность можно считать активом. Здесь все зависит от особенностей договоров и правил погашения задолженности, которые там прописаны. Тем более активом не является просроченная дебиторская задолженность. Здесь уже влияют особенности бизнеса и инструменты возврата долгов. Аналогичным образом не всю кредиторскую задолженность имеет смысл считать пассивом.

Возможно, более внимательного подхода требуют остатки по подотчетным лицам. Так, списание товара со склада по инвентаризации можно проводить не напрямую на убыток, а через подотчетника, то есть кладовщика (подотчетное лицо и материально ответственное лицо -это не одно и то же, но понятия связанные). Мы сделали управленческую операцию: списали товар и получили правильные материальные остатки, а потери висят на кладовщике, и пусть он доказывает свою невиновность. Когда докажет, тогда ему закрывают потери авансовым отчетом. Похожим образом отображается процесс передачи наличных поставщику. Наличные записываются на подотчетное лицо и висят на нем до тех пор, пока поставщик не признает, что получил деньги. Такие управленческие инструменты направлены на правильное отражение текущих активов и на мотивацию персонала к добросовестной работе...

И все же для получения полной картины бизнеса даже такого обновленного баланса недостаточно, ведь за бортом остались и резервы, и учет рабочего времени, и взаимозаменяемость товара, и многие вопросы, столь необходимые бизнесу. А значит, пришло время придумывать новый учет, готовить новые отчеты и вводить новые стандарты специально для вашей отрасли.